Dobre prakse in videokonferenčna orodja za vodene seje

V času, ko je hibridni model poveličevan kot način dela prihodnosti, so videokonferenčne rešitve na svetovnem trgu pričakovano doživele neverjetno rast. Čeprav se zdi, da se globalna pandemija upočasnjuje, je hibridni model dela postal »nova normalnost« in se bo nedvomno obdržal. Platforme, kot so Zoom, Microsoft Teams, WebEx, Google Meet in druge, so med pandemijo dosegle neverjeten uspeh in izkoristile nujnost dela na daljavo in potrebe po učenju na daljavo. Med pandemijo so te videokonferenčne platforme dozorele in se iz orodij za videokonference razvile v aplikacije, ki ponujajo obsežen nabor funkcionalnosti. V tej obliki so postale standardna orodja za spletno delo, predavanja in sestanke.

Zaradi usmerjenosti na potrebe množičnega trga pa ta videokonferenčna orodja nimajo podpore in funkcionalnosti, potrebne za vodene seje skupščinskih odborov, ministrskih konferenc, upravnih odborov podjetij, parlamentarnih sej ali sej občinskih svetov. V to tržno nišo so vstopila specializirana orodja, kot so QUOROOM, Webex Legislate in Interactio in nekaj drugih. Med njimi nedvomno izstopa orodje QUOROOM, ki se je izkazalo za vrhunsko hibridno rešitev, ki članom sveta ali upravnega odbora omogoča polno udeležbo na vodenih sejah z možnostjo razprav in govorov na podlagi dnevnega reda pod popolnim nadzorom predsedujočega, možnostjo varnega glasovanja ter snemanja zasedanj, spletnih prenosov in samodejnega ustvarjanja zapisnikov sej. Mednarodna zasedanja pa zahtevajo tudi simultano tolmačenje in preprosto izbiro zvočnega kanala v želenem jeziku, kar je prav tako podprto v celoti.

Čeprav so omenjene funkcionalnosti podprte v več videokonferenčnih orodjih, pa QUOROOM blesti, ko gre za podporo ljudem s posebnimi potrebami. QUOROOM omogoča dostopnost gluhim uporabnikom s samodejnim podnaslavljanjem govora v izbranih jezikih, kakor tudi s tolmačem znakovnega jezika v ločenem video oknu. Videoposnetku s tolmačem znakovnega jezika je mogoče priročno spreminjati velikost in ga premikati po uporabniškem vmesniku, tako da si lahko gluhi uporabnik prilagodi njegov položaj za najboljšo uporabniško izkušnjo. Kljub vse večji ozaveščenosti o potrebah po dostopnosti, ki jo zahteva Direktiva EU o dostopnosti spletišč javnega sektorja (v skladu s svetovno priznanimi Smernicami o dostopnosti spletnih vsebin (WCAG 2.1), je zaradi zagotavljanja dostopnosti QUOROOM edinstveno videokonferenčno orodje za zagotavljanje dostopnih sej na daljavo ali v hibridnem načinu.

Zdi se, da način dela v prihodnosti ne bo izključno na daljavo, temveč bo ostal hibriden. To še posebej velja za vodene seje vladnih in občinskih svetov, ministrske konference in druge odmevne dogodke. Ti pogosto vključujejo hibridne odločevalske seje, ki zahtevajo tako razpravo in glasovanje v sejnih sobah (z uporabo standardne strojne opreme za konferenčno glasovanje) in hkrati razpravo in glasovanje oddaljenih udeležencev. QUOROOM je tako edina rešitev, ki lahko varno deluje v oddaljenem načinu, hibridnem načinu ali lokalnem načinu ter je popolnoma združljiva z Boschevimi konferenčno glasovalnimi sistemi (Bosch Dicentis in DCN). V zadnjih 12 mesecih intenzivne uporabe je QUOROOM dokazal svojo vrednost, saj je omogočil več hibridnih ministrskih konferenc EU med predsedovanjem Slovenije Svetu Evrope, bil uporabljen na sto državnih in občinskih sejah, ter izvedel na tisoče glasovanj in razprav, vse brez kakršnihkoli izpadov ali težav za stotine hkratnih udeležencev. Poleg tega so pasivni udeleženci sej in dogodkov le-te lahko spremljali prek spletnih pretočnih kanalov, kot sta YouTube ali Facebook, kar je še povečalo doseg občinstva.

Čisto vsaka vladna ali občinska organizacija verjetno ne bo temeljito spremenila načinov delovanja in sodelovanja njihovih članov na odločevalskih sejah. Vendar vsi, tako ali drugače, iščejo navdih in primere dobrih praks ter preizkušajo nove modele, v želji, da bi spoznali kaj res dobro deluje. Tisti, ki se odločijo za spremembe, hitro spoznajo prednosti orodij kot je QUOROOM, ki bodo ostala v uporabi še dolgo po koncu te pandemije.